Чем условное форматирование отличается от фильтрации

Лабораторная работа № 4

ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ И УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ В MS EXCEL

Цель занятия. Изучение информационной технологии органи­зации отбора и сортировки данных в таблицах MS Excel.

Задание 1. В таблице «Доход сотрудников» выполнить сортировку и фильтрацию данных.

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel. Откройте файл «Расчеты», созданный в Практических работах 1-3.

2. Скопируйте таблицы задания 2 третьей лабораторной работы (лист «Доход сотрудников»).

3. Произведите сортировку по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке по возрастанию (выделите блок ячеек B10:G17 без итогов, выберите в меню Данные команду Сортировка, сортировать по Ф. И.О.) (рис. 1).

4. Постройте диаграмму по итогам расчета (данные столбца «К выдаче»). В качестве подписей оси «X» укажите фамилии сотрудников.

5. Произведите фильтрацию значений дохода, превышающих 1600 р.

Краткая справка. В режиме фильтра в таблице видны только те данные, которые удовлетворяют некоторому критерию, при этом остальные строки скрыты. В этом режиме все операции форматирования, копирования, автозаполнения, автосуммирования ит. д. применяются только к видимым ячейкам листа.

Для установления режима фильтра установите курсор внутри таблицы и воспользуйтесь командой Данные/Фильтр/Автофильтр. В заголовках полей появятся стрелки выпадающих списков. Щелкните по стрелке в заголовке поля, на которое будет наложено условие (в столбце «К выдаче»), и вы увидите список всех неповторяющихся значений этого поля. Выберите команду для фильтрации Условие. В открывшемся окне Пользовательский автофильтр задайте условие — больше 1600 (рис. 2).

Произойдет отбор данных по заданному условию.

Проследите, как изменился вид таблицы и построенная диаграмма.

Конечный вид таблицы и диаграммы после сортировки и фильтрации представлен на рис. 3.

6. Выполните текущее сохранение файла.

7. Опишите технологию операции сортировки и фильтрации в тетради.

Задание.2. В таблице «Средняя годовая температура воздуха» выполнить условное форматирование и ввод данных.

1. На очередном свободном листе электронной книги «Расчеты» создайте таблицу по заданию (рис. 4).

2. При наборе месяцев используйте автокопирование, не забудьте повернуть данные на 90°.

3. Используйте автоподбор ширины ячеек, предварительно выделив ячейки (Формат/Столбец/Автоподбор ширины).

4. Проведите условное форматирование значений температур в ячейках В4:М9 (Формат/Условное форматирование) (рис. 5).

Установите формат данных:

меньше 0 — синим цветом шрифта (полужирный),
равное 0 — зеленый фон, цвет шрифта — белый;
больше 0 — красным цветом шрифта (полужирный).

Примечание. Условное форматирование можно задавать как до набора данных, так и после.

5. Выполните текущее сохранение файла

6. Опишите порядок выполнения операции условного форматирования в тетради в тетради.

Задание 3. Скопировать таблицу расчета суммарной выручки (задание 2 первой лабораторной работы, лист «Выручка») и определить фильтрацией, в какие дни выручка по первому подразделению не превысила 3000 р.

Скопируйте содержимое листа «Выручка» на новый лист (Правка/Переместить — Скопировать лист). Не забудьте для копирования поставить галочку в окошке Создавать копию. Перемещать и копировать листы можно, перетаскивая их корешок (для копирования удерживайте нажатой клавишу [Ctrl]).

Задайте фильтрацию командой Данные/Фильтр/Автофильтр и условие выбора для первого подразделения — меньше или равно 3000 р.

Условное форматирование позволяет выделить нужные данные другим цветом. Например, все суммы более 10 000 р. оформить красным цветом.

Для этого необходимо:

– выделить столбец (или нужные ячейки);

– выбрать главное меню Формат/Условное форматирование;

– определить условие, например, больше 10 000;

– нажать на кнопку Формат… в окне Условного форматирования;

– определить цвет, стиль шрифта, на закладке Вид определить цвет фона.

– нажать ОК в этом окне.

Аналогично можно определить еще два условия, нажатием на кнопку А также>>.

Окончательно нажать в окне Условного форматирования кнопку ОК.

Фильтрация очень похожа на Условное форматирование, однако при выборе по условию нескольких строк только они и отображаются при выводе на печать.

Для осуществления фильтрации данных необходимо открыть главное меню Данные/Фильтр и выбрать пункт Автофильтр. При этом в заголовке таблицы появляются кнопки выбора из списка. При выборе можно отобразить только первые 10 (минимальные или максимальные) по конкретному значению или по условию (например, сумма больше 1000 р.).

Для данных, выбранных при помощи фильтрации, при нажатии на появляется специальная функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(), и суммирование осуществляется только по выбранным данным.

Фильтрация особенно полезна для больших таблиц и прайс-листов, когда требуется найти нужный набор товаров и распечатать полученные данные.

Структурные таблицы

Структурные таблицы встречаются достаточно часто, например, список организаций, а в каждой из них – фамилия и телефон директора, главного бухгалтера и т. д. Иногда возникает необходимость просмотра (и печати) только итоговых результатов, а не всех данных. Для этого также можно использовать структуру таблицы.

Для создания структуры необходимо выделить те строки, которые не нужно отображать, и после этого открыть главное меню Данные/Группа и структура, выбрать Группировать… После этого слева от нумерации строк появится значок свертки . В результате можно просматривать (и распечатать) только итоговые данные.

Поиск и Замена

В большом документе Excel можно осуществлять поиск информации. Для этого откройте главное меню Правка/Найти или нажмите кнопку .

Для замены в документе одного выражения на другое можно воспользоваться функцией замены. Нужно открыть главное меню Правка/Заменить, ввести исходную фразу и фразу для замены, нажать кнопку Заменить или Заменить все.

Тема 5. Системы управления базы данных.
Создание, построение, использование

Современное общество стремительно накапливает информацию. Каждая организация, фирма, министерство должны хранить большое количество информации, разделенной по различным признакам. Потребители должны получать необходимую информацию быстро, в достаточном количестве и без лишних подробностей. Для этого создаются компьютерные базы данных (БД) и специальные программы – системы управления базами данных.

Системы управления базами данных (СУБД) – это совокупность программных и языковых средств для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.

Основными функциями баз данных и СУБД являются:

– хранение больших объемов актуальной и достоверной информации;

– простота обращения пользователей к БД;

– возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными в БД;

– доступ к данным пользователей с соответствующими полномочиями;

– одновременное обслуживание большого числа пользователей;

– выдача информации пользователям в разной форме;

– поиск информации по различным группам признаков;

– необходимая производительность выдачи информации по запросам пользователей;

– возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

Перечисленные функции делают СУБД незаменимой программой во многих областях деятельности.

Виды СУБД

В зависимости от организации структуры БД и интерфейсов, предоставляемых пользователем, СУБД подразделяются на следующие группы: однофайловые, многофайловые непрограммируемые, многофайловые программируемые, многопользовательские СУБД.

Однофайловые СУБД – наиболее простые в обращении системы, не требующие больших ресурсов ЭВМ. Обычно применяются для телефонных и адресных справочников, списков товаров в магазинах, организации картотек в библиотеках и т. п. Примеры СУБД: Professional Report, Professional File, Reflex и др.

Многофайловые непрограммируемые СУБД предоставляют пользователям большие возможности по созданию БД, т. к. позволяют хранить и использовать записи различных типов. Примеры: Quick Code, Magic PC и др.

Многофайловые программируемые СУБД предоставляют пользователям возможности по написанию прикладных программ. Эти СУБД требуют значительных ресурсов ЭВМ и определенного времени для получения навыков работы с СУБД. Наиболее известные СУБД этой группы: dBASE IV Plus, Fox BASE, Paradox, Ms Access и др.

Читайте также:  Как в муви мейкер добавить музыку

Многопользовательские СУБД используются в локальных компьютерных сетях. Примером такой СУБД является Microsoft SQL Server.

Базы данных

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. В табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Свойства полей. Типы полей

Поля – это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но, кроме имени, у поля есть еще свойство Подпись. Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это не помещает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля размер не более 256 символов.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время.

4. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип – логическое поле. Длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.

5. Особый тип поля – денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы.

6. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

7. У текстового поля есть недостаток – оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит полеМЕМО. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля МЕМО состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

8. Поле Счетчик это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Поля уникальные и ключевые

Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.

Уникальное поле – это поле, значения в котором не могут повторяться.

Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве уникального, его можно создать искусственно. Оно используется для связи между таблицами.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле – очевидный кандидат для создания связей. Иногда его называют первичным ключом. Если при создании таблицы пользователь не задал ключевое поле, система управления БД вежливо напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает.

В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.

Объекты Access

Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запросы это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, т. е. обрабатывают.

Формы это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований пользователя, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.

Тема 6. Сетевые компьютерные технологии.
Современные коммуникационные технологии. Локальные сети. Международные требования
и классификация локальных сетей

Для общения людей в мировом сообществе существует широкий набор разнообразных технических средств, служб и предоставляемых ими услуг деловым людям и организациям всех форм собственности.

Основными системами коммуникации являются:

– широковещательные радио- и телевизионные сети;

– проводные системы связи;

– национальные и международные компьютерные сети;

– цифровые сети интегрального обслуживания.

К широковещательным сетям относятся государственные и коммерческие радио и телеканалы, системы «Телетекст» и «Видеотекст».

В системе «Телетекст» по программам ведущих телекомпаний транслируется текстовая информация объемом 200–500 страниц, которую пользователь в удобное для себя время может просмотреть. Для этого телевизор должен быть оборудован декодером телетекста.

В отличие от телетекста, система «Видеотекст» содержит больше информации и является интерактивной.

Проводные системы связи в качестве физической среды передачи информации используют простые воздушные линии связи на основе неизолированных проводников, а также кабельные наземные, подземные и подводные линии с применением изолированных и экранированных проводников. По проводным системам связи организуются телеграфные, телексные, телетексные, телефонные и телефаксные каналы. К проводным системам коммуникаций можно отнести и сеть проводной многоканальной трансляции радиовещания.

Читайте также:  Acer iconia talk s a1 724 16gb

Телеграфная сеть – это национальная сеть обмена короткими символьными сообщениями по низкоскоростным телеграфным каналам связи. Терминалами являются клавишные телеграфные аппараты.

Телекс – международная сеть обмена символьными сообщениями. Каналы связи и терминалы те же, что и в телеграфной сети.

Телетекст – международная сеть обмена символьными сообщениями по телефонным каналам связи и скоростным каналам передачи данных. Терминалами являются дисплейные комплексы и ЭВМ.

Телефонная сеть – национальная и международная сеть обмена речевыми сообщениями по телефонным каналам связи.

Телефакс – международная сеть обмена речевой, символьной и графической информацией. Используются телефонные каналы связи.

Преимуществом всех радиосистем связи является возможность обслуживания передвигающихся абонентов и работа в труднодоступных для проводных линий связи местах. Основными радиосистемами являются: спутниковые системы связи; радиочастотные, инфракрасные и микроволновые каналы связи; сотовая связь; радиопейджинг.

Спутниковые системы связи обеспечивают высококачественные многоканальные коммуникации на больших территориях земного шара.

Малогабаритные радиочастотные, инфракрасные и микроволновые системы действуют в пределах прямой видимости на расстоянии до 20 км и обеспечивают высокую скорость передачи данных.

Функционирование сотовой связи основано на соединении обычной телефонной связи с радиосвязью. Радиосвязь действует в пределах соты – круга, радиус которого определяется дальностью функционирования приемо-пере­дающего радиоцентра соты.

Пейджинговая связь является однонаправленной связью от центра пейджинговой сети к абонентам – владельцам пейджеров.

Национальные и международные компьютерные сети для связей между пользователями и пользователей с ресурсами сети используют уже имеющиеся проводные и радиосистемы связи, а также специально проложенные линии связи.

Сети интегрального обслуживания. В стадии реализации находятся цифровые сети интегрального обслуживания.

Использование глобального информационного пространства с помощью спутниковых систем связи, а также применение сетей неизбежно приведет
к переосмыслению роли коммуникационных технологий в современном обществе.

Международные требования и классификация локальных сетей

Локальные сети – это группа из нескольких компьютеров, соединенных между собой посредством кабелей, через которые компьютеры могут обмениваться информацией. Использование локальных сетей позволяет обеспечить:

– коллективную обработку данных пользователями подключенных в сеть компьютеров и обмен данными между ними;

– совместное использование программ, а также принтеров, модемов и других устройств.

Локальные сети характеризуются тем, что расстояния между компонентами сети сравнительно невелики, как правило, не превышают нескольких километров. Локальные сети различаются по роли и значению ЭВМ в сети, структуре, методам доступа пользователей к сети, способам передачи данных между компонентами сети и др. Выбор сети определяется числом подключаемых пользователей, их приоритетом, необходимой скорости и дальности передачи данных, требуемыми пропускной способностью, надежностью и стоимостью сети.

В настоящее время Международная организация стандартов разработала более 25 стандартов на локальные сети.

Основные требования стандартов к учрежденческим сетям:

– возможность подключения современных, ранее разработанных и перспективных ЭВМ и периферийных устройств;

– скорость передачи данных должна быть не менее 1 Мбит/с;

– отключение и подключение компонентов сети не должно нарушать общую работу сети более чем на 1 с;

– средства обнаружения ошибок, имеющиеся в сети, должны выявлять все сообщения, содержащие 4 и более искаженных битов;

– надежность сети должна обеспечивать не более 20 мин простоя сети в год.

Локальные сети, широко используемые в научных, управленческих, организационных и коммерческих технологиях, можно классифицировать по следующим признакам:

1) по роли ЭВМ в сети:

2) сети с сервером;

3) одноранговые (равноправные) сети;

4) по структуре (топологии) сети:

5) по способу доступа пользователей к ресурсам и абонентам сети:

– сети с подключением пользователя по указанным адресам абонентов по принципу коммутации каналов (звезда);

– сети с централизованным управлением подключения пользователей к сети (кольцо, шина);

– сети со случайной дисциплиной обслуживания пользователей (шина);

6) по виду коммуникационной среды передачи информации:

– сети с использованием существующих учрежденческих телефонных сетей;

– сети на специально проложенных кабельных линиях связи;

– комбинированные сети, совмещающие кабельные линии и радиоканалы.

Структура сетей

В локальных сетях применяются в основном одноузловые (звездообразные) сети. В качестве средств коммуникаций могут использоваться телефонные линии связи и АТС предприятия, специально проложенные кабельные линии и каналы передачи сигналов по радио.

Сортировка и фильтрация данных по цвету значительно упрощает анализ данных и помогает пользователям быстро увидеть на листе выделенные данные и динамику их изменений.

В этой статье

Общие сведения о сортировке и фильтрации данных по цвету и набору значков

Сортировка и фильтрация данных, а также условное форматирование данных, являются неотъемлемыми частями анализа данных и могут помочь в получении ответов на вопросы, подобные перечисленным ниже.

Чьи продажи услуг в этом месяце составили более 50 000 рублей?

Для каких продуктов прирост выручки по сравнению с прошлым годом превысил 10 %?

Кто из студентов является лучшим и худшим на младшем курсе?

Каковы исключения в отчетах по прибыли за последние пять лет?

Каково общее распределение сотрудников по возрасту?

Сортировка данных необходима для быстрого упорядочения и поиска нужных сведений. Фильтрация по одному или нескольким столбцам используется для того, чтобы отобразить только те строки, которые удовлетворяют указанным критериям, и скрыть строки, которые не нужно отображать. Условное форматирование обеспечивает наглядность при изучении и анализе данных, обнаружении критических проблем, определении моделей и тенденций. Совместное использование сортировки, фильтрации и условного форматирования данных может помочь вам и другим пользователям, использующим лист, принимать более эффективные решения, основанные на данных.

Сортировку и фильтрацию можно выполнять по формату, включая цвет ячейки и цвет шрифта, независимо от форматирования ячеек (ручного или условного).

На этом рисунке демонстрируется фильтрация и сортировка по цвету и значкам в столбцах "Категория", M/M Δ% и "Наценка".

Фильтрацию можно также выполнять по набору значков, созданному с помощью условного форматирования. Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в таблице наборов значков, представленной ниже, в наборе значков «Три стрелки» зеленая стрелка, указывающая вверх, соответствует высоким значениям, желтая стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а красная стрелка вниз — низким значениям.

Таблица наборов значков

Ячейки можно форматировать с помощью двухцветной шкалы, трехцветной шкалы, гистограмм и наборов значков. При этом ячейки могут содержать определенный текст, числа, значения даты или времени, первые или последние ранжированные значения, значения выше или ниже среднего, уникальные или повторяющиеся значения. Кроме того, можно создавать различные правила и эффективно управлять ими.

Эффективное использование цвета при анализе данных

Цветное оформление нравится почти всем пользователям. Эффективное использование цвета может значительно увеличить привлекательность и удобочитаемость любого документа. При правильном использовании в отчетах Excel цветов и значков процесс принятия решений оптимизируется за счет привлечения внимания пользователей к критически важной информации и упрощения визуального восприятия результатов. Благодаря правильному использованию цветов можно с самого начала обеспечить положительный эмоциональный эффект. С другой стороны, неудачное применение цветов может отвлекать пользователей и даже стать причиной усталости при чрезмерном использовании. В разделах ниже приведены рекомендации по эффективному использованию цветов, которые помогут избежать их неудачного применения.

Дополнительные сведения о темах документов В Excel легко создавать согласованные темы и добавлять собственные стили и эффекты. Большая часть того, что требуется для эффективного сочетания цветов, уже сделана за счет использования предопределенных тем документов, в которых применяются привлекательные цветовые схемы. Применение темы позволяет легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включая набор цветов, шрифтов (в том числе для заголовков и основного текста) и эффектов темы (включая линии и способы заливки).

Читайте также:  Как открыть файл javascript

Использование стандартных цветов и ограничение числа цветов

При фильтрации и сортировке по цвету можно выбрать предпочитаемые цвета, и результат покажется приемлемым для автора. Однако сначала нужно задать себе главный вопрос: «Подойдут ли эти цвета для остальных пользователей?» Современный компьютер способен отображать 16 777 216 цветов в 24-битном режиме. Однако большинство пользователей способны различить лишь незначительную их часть. Кроме того, качество цветопередачи может отличаться от компьютера к компьютеру. Освещение в комнате, качество бумаги, разрешение экрана и принтера и параметры браузера — все эти параметры могут различаться. До 10 % людей испытывают некоторые трудности с различением и восприятием определенных цветов. Это важные переменные факторы, которые вряд ли возможно контролировать.

Однако можно контролировать такие переменные факторы, как выбор цвета, количество цветов, а также фон листа или ячейки. Разумный выбор, основанный на фундаментальных исследованиях, может помочь передать в цвете правильную информацию и верно интерпретировать данные. В дополнение к цветам можно добавить значки и условные обозначения, чтобы помочь пользователям понять значение цветов.

Контраст цвета и фон

Обычно следует использовать цвета с высокой насыщенностью, например ярко-желтый, темно-зеленый или темно-красный. Контраст между фоном и передним планом должен быть достаточно заметным. Например, используйте белый или серый цвет для фона листа с другими цветами ячеек либо белый или серый цвет ячеек с другим цветом шрифта. Если необходимо использовать для фона цвет или рисунок, сделайте цвет или изображение как можно более светлым, чтобы цвет ячейки или шрифта не сливался с фоном. Если за основу берется только цвет шрифта, можно увеличить размер шрифта или сделать шрифт полужирным. Чем крупнее шрифт, тем пользователю проще увидеть или различить цвет. В случае необходимости настройте или удалите чередование строк или столбцов, поскольку чередующийся цвет может смешаться с цветом ячейки или шрифта. Все эти рекомендации имеют большое значение для правильного понимания и интерпретации цвета всеми пользователями.

Старайтесь избегать сочетаний цветов, которые могут уменьшить видимость цвета или запутать зрителя. Нет необходимости создавать умопомрачительное творение искусства или оптическую иллюзию. Если нельзя избежать использования плохо сочетаемых цветов рядом друг с другом, используйте границы ячеек, чтобы отделить проблематичные цвета, например красный и зеленый. Используйте дополняющие и контрастные цвета для повышения контрастности и старайтесь не использовать похожие цвета. Следует иметь представление о круге основных цветов и уметь определять похожие, контрастные и дополняющие цвета.

1. Похожие цвета находятся на цветовом круге рядом друг с другом (например, фиолетовый и оранжевый цвета похожи на красный).

2. Контрастный цвет смещен на три цвета от текущего цвета (например, синий и зеленый цвета являются контрастными по отношению к красному).

3. Дополняющие цвета находятся на цветовом круге друг напротив друга (например, сине-зеленый цвет является дополнительным для красного).

Если имеется достаточно времени, проверьте свои цвета, обсудите их с несколькими коллегами, оцените их при различных условиях освещения и поэкспериментируйте с различными параметрами экрана компьютера и принтера.

Совет: При печати документов в цвете перепроверьте цвета ячеек и шрифта на предмет удобочитаемости. Если цвет ячеек слишком темный, попробуйте использовать белый шрифт для улучшения восприятия.

Выбор наиболее подходящих цветов

Нужны краткие рекомендации? Используйте красный, желтый, зеленый или синий цвет на белом или сером фоне.

Выбирайте значения цветов в зависимости от аудитории и предполагаемых целей. Если необходимо, предоставьте легенду, в которой объясняется значение каждого цвета. Большинство людей могут легко различить от семи до десяти цветов на одном листе. Человек может различить и до 50 цветов, но для этого требуется специальная подготовка, и этот вопрос выходит за рамки данной статьи.

Лучшие 10 цветов

При сортировке и фильтрации данных по цвету используйте таблицу ниже, которая должна помочь в выборе цвета. Эти цвета обеспечивают наиболее резкий контраст и, в общем случае, являются самыми простыми для различения большинством людей.

Эти цвета можно легко применить к ячейкам и шрифтам с помощью кнопок Цвет заливки и Цвет текста в группе Шрифт на вкладке Главная.

Использование цветов, которые естественно передают смысл

При чтении финансовых данных цифры отображаются красным (отрицательные) или черным (положительные) цветом. Красный цвет передает смысл, поскольку это является общепринятым соглашением. Если нужно выделить отрицательные числа, красный цвет является наиболее подходящим. В зависимости от типа имеющихся данных можно использовать определенные цвета, поскольку они передают смысл для аудитории или, возможно, существует общепринятый стандарт для их значения. Рассмотрим пример.

В случае температурных данных можно использовать теплые цвета (красный, желтый и оранжевый) для обозначения высоких температур и холодные (зеленый, синий, фиолетовый) — для низких.

В случае топографических данных можно использовать голубой цвет для воды, зеленый для растительности, коричневый для пустыни и гор, а белый — для льда и снега.

В случае данных о дорожном движении и безопасности можно использовать красный цвет для сведений о запретах, оранжевый для опасного оборудования, желтый для предупреждений, зеленый для безопасных условий, а голубой — для общих сведений.

В случае данных об электрических резисторах можно использовать стандартные кодовые цвета: черный, коричневый, красный, оранжевый, желтый, зеленый, синий, фиолетовый, серый и белый.

Несколько примеров

Предположим, вам нужно подготовить набор отчетов по описаниям, ценам и уровням складских запасов продуктов. В следующих разделах рассматриваются типичные вопросы, которые могут возникнуть в связи с этими данными, и способы ответа на них с использованием цветов и наборов значков.

Образец данных

В примерах используется приведенный ниже образец данных.

Чтобы скопировать данные в пустую книгу, выполните указанные ниже действия.

Сохранение образца данных в XLSX-файле

Запустите программу Блокнот.

Выделите текст образца, а затем скопируйте его и вставьте в Блокнот.

Сохраните файл, указав его имя и расширение, например Products.csv.

Выйдите из Блокнота.

Откройте файл, сохраненный в Блокноте.

Сохраните файл в формате XLSX.

Какие виды упаковки используются?

Предположим, вам нужно подобрать различные типы тары для продуктов, но столбец "Тара" отсутствует. Вы можете вручную раскрасить все ячейки в столбце "Количество на единицу", а затем выполнить сортировку по цвету. Можно также добавить условные обозначения, поясняющие пользователю смысл каждого цвета.

Чтобы вручную задать цвета ячеек согласно цветовой схеме из таблицы выше, щелкните каждую ячейку и примените нужный цвет с помощью кнопки Цвет заливки в группе Шрифт на вкладке Главная.

Совет: Кнопка Формат по образцу в группе Буфер обмена на вкладке Главная позволяет быстро применить выбранный цвет к другой ячейке.

Щелкните ячейку в столбце Количество на единицу, на вкладке Главная в группе Правка нажмите Сортировка и фильтр и выберите элемент Настраиваемая сортировка.

В диалоговом окне Сортировка в разделе Столбец выберите элемент Количество на единицу, в разделе Сортировка выберите Цвет ячейки, а затем дважды щелкните Копировать уровень.

В разделе Порядок в первой строке выберите красный цвет, во второй — синий, а в третьей — желтый.

Если ячейка не содержит цвета (например, имеет белый фон), соответствующая строка остается на месте.

Примечание: Перечисленные цвета есть в ячейках столбца. Порядок сортировки цветов по умолчанию отсутствуют, и задать порядок настраиваемой сортировки с помощью настраиваемого списка невозможно.

Добавьте условные обозначения в ячейках сбоку отчета, руководствуясь приведенной ниже таблицей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *