Статьи
Аналитические отчеты в программе «1С:Управление производственным предприятием 1.3» при РАУЗ.
Автор: Консультант по бухгалтерскому учету Чуб Екатерина
В современных условиях конкурентоспособности бухгалтерам и руководителям важно уметь анализировать полученные финансовые результаты, анализировать динамику изменения показателей и понимать текущее состояние организации с целью корректного составления отчетности, планирования дальнейшей деятельности, выявления сильных и слабых сторон.
В программе 1С:Управление производственным предприятием 1.3 (1С:УПП) предусмотрено множество отчетов с гибкой системой настроек. В данной статье будут рассмотрены отчеты по анализу движения затрат при РАУЗ:
- Ведомость по учету затрат (ВУЗ)
- Выпуск продукции (ВП)
- Калькуляция себестоимости (КС)
- Ведомость по учету МПЗ (ВУМПЗ)
- Оборотно – сальдовая ведомость (ОСВ)
Отчет Ведомость по учету затрат (инт. Полный – Отчеты – РАУЗ)
Начнем с кнопки Настройка – Настройка структуры:
Доступны два варианта настроек: Простая и Расширенная. В статье рассмотрен пример с расширенными настройками.
Стандартная настройка отчета (восстанавливается правой кнопкой мыши – Стандартная настройка) формируется в разрезе Разделов учета. В РАУЗ – все затраты собранные по дебету затратных счетов – это раздел Затраты. Соответственно, конечный остаток в данном разделе – это НЗП. Все затраты распределенные на выпущенную продукцию и услуги документами Распределение материалов на выпуск, Распределение прочих затрат, а также автоматически расчетом себестоимости –это раздел Затраты на выпуск. В данном разделе не должен быть конечного остатка.
Соответственно, все ОСВ по счетам 20,23,25,26,44,29 логично сверять с разделом Затраты ВУЗ. Все затраты можно развернуть по Подразделениям, Ном. группам, Номенклатуре, Счету затрат, Статье затрат, Затрате, документу регистратору. Для этого необходимо добавить новое поле в группировку (правой кнопкой мыши):
Группировка всегда должна представлять собой «дерево» – подчиненные друг другу значения. Например, зададим группировку:
Таким образом, можно сверить ОСВ и ВУЗ. Также можно проверить правильность заполнения аналитики: номенклатурная группа должна заполняться только на счетах 20,23:
И можно анализировать виду расходов (например в разрезе подразделений, счетов, организаций и т.п):
Есть возможность формировать отчет по данным управленческого (УУ), бухгалтерского (БУ) и налогового (НУ) учетов. Настраивается это на закладке Параметры данных (в целом для Отчета)
РУ = БУ или НУ, УУ = УУ. Далее на закладке Поля выбираем необходимые данные (БУ или НУ, например; стоимость или количество)
На закладке Отбор из левой части перетаскиваем все необходимые отборы в правую:
Так, выбранные вами строки отбор будут доступны в быстрых настройках отчета:
Сортировка позволяет не только настроить алфавитный порядок, ее можно использовать как базу для АВС-анализа затрат. Например анализ «затратности» подразделений в порядке возрастания:
Из отчета видна наиболее и наименее затратные подразделения, аналогично можно расшифровать вид затрат, счета учета, ном. группы. Также одновременно можно настроить отбор по статья затрат. При таких настройках можно анализировать размер затрат на оплату труда, затраты на содержание оборудования труда разных подразделений.
Отчет Калькуляция себестоимости (инт. Полный – Отчеты – РАУЗ)
Предусмотрено 4 варианта отчета для РУ и УУ. По кнопке Настройка можно задать дополнительные отборы и группировки.
Затраты на выпуск – форма отчета, в которой представлен перечень выпущенной продукции, кол-во и стоимость.
Калькуляция себестоимости – форма отчета с расшифровкой затрат на каждый вид продукции:
ВУЗ можно сверить с отчетом Калькуляция себестоимости. Раздел Затраты на выпуск, группировка по продукции.
Отчет Выпуск продукции(инт. Полный – Отчеты – РАУЗ)
Отчет предназначен для анализа выпуска продукции есть возможность формировать в разрезе заказов на производство. спецификаций, счет учета, аналитика учета затрат.
Для сверке отчета ВП с ОСВ по счету 43 необходимо исключить перемещения готовой продукции и прочие приходы. Для того можно использовать анализ счета 43 в разрезе Номенклатуры, например.
Отчет Ведомость по учету МПЗ(инт. Полный – Отчеты – РАУЗ)
Отчет предназначен для анализа остатков и движения ТМЦ, спецодежды, материалов в переработке по всем счетам учета в стоимостном и количественном выражении. Например, отчет можно использовать для проверки инвентаризации по складам. В этом случае удобно использовать иерархию:
Отчет удобен, так как можно оценить остатки даже если один материал находится на разных счетах учета.
Отчет можно использовать для анализа отрицательных остатков при подготовке к закрытию месяца. Для этого устанавливаем отбор:
Можно проанализировать источники поступления ТМЦ. Сверка отчетов ВП и ВУМПЗ:
Сверка с ОСВ по счетам учета затрат, раздел Затраты, данные РУ.
Счета косвенных расходов проверять легко – непосредственно с ОСВ:
Так как косвенные затраты включаются (закрываются) в прямые, то в ведомости задвоились бы обороты косвенных затрат: как приход по счету 25, а затем как приход по счету 20, например. Поэтому для сверки, необходимо открыть анализ счета 20 и исключить обороты со счетами косвенных затрат.
Также необходимо помнить, что в ОСВ возвратные отходы отражаются по кредиту:
А в ВУЗ в приходе со знаком минус. Таким образом, ВУЗ = ОСВ – возвратные отходы.
Полная себестоимость продукции, Отчет о себестоимости продукции, 1с упп себестоимость
Разобраться в структуре себестоимости продукции бывает не просто.И особенно, это проявляется, когда мы имеем несколько переделов; когда у нас выпускаются полуфабрикаты, а затем они используются в производстве других полуфабрикатов и т.д. И чем больше "вложенность", тем сложнее анализировать структуру себестоимости, отслеживать "привильность" отражения процессов в программе (УПП).
Конечно, УПП всегда предоставляет возможность сформировать отчет «Калькуляция себестоимости» (если мы используем расширенную аналитику учета затрат, далее РАУЗ) или «Затраты на выпуск» (если РАУЗ не используем).
Однако, в качестве «продукции» (в отчете) мы увидим не то, что прежде всего хотят видеть пользователи.
Т.е мы увидим все, что было произведено в процессе производства :
- и готовую продукцию.
- и полуфабрикаты.
- и то (что пользователями) не воспринимается, как полуфабрикат, а является некой промежуточной фазой переработки материалов, полуфабрикатов.
В качестве затрат (на выпуск) мы так же увидим только то, что непосредственно вошло в состав (прямые затраты) и распределилось (косвенные затрат) на эту «продукцию».
И далее, так или иначе появляется вопрос : А можно ли увидеть в УПП (типовой) «полную» структуру себестоимости ?
И хотя ответ «нет» верный, все равно проблема анализа структуры полной себестоимости ни куда не исчезает.
Понятно, что возможность увидеть «полную» структуру себестоимости дала бы экономистам и управленцам более наглядное представление о затратах, наглядней было бы видеть:
- где возникает затрата.
- из чего она "складывается".
- к каким элементам затрат относится".
Однако, «видеть полную структуру себестоимости» было бы полезно не только экономистам, но, например, и бухгалтерам.
Так как (чаще всего) бухгалтера отвечают за процесс ввода в УПП документов (производственного учета), то они должны ясно понимать: все ли переделы (которые должны быть отражены в учете) отражены в программе ? Нет ли «дырок» ?
К тому же, бухгалтера не являются технологами и им трудно (трудоемко, этот процесс отнимает много времени) ориентироваться в «цепочках» многопередельного производства.
И особенно это проявляется, когда меняются спецификации, вводяться аналоги (замены) и т.д. Таким образом, бухгалтеру тут явно «не позавидуешь».
А еще, если кто-то (например, аудиторы) начнет выяснять : «А какое количество переделов на вашем производстве ?», то осознанно ответить на этот вопрос вам будет трудно.
Даже если у вас по всем спецификациям предусмотрено (например) не более «3-х переделов», то с учетом того, что в этом месяце (по факту!) были замены, аналоги, другие отклонения – количество переделов (например) увеличилось до 6-ти.
И в заключении, приведу еще один пример, зачем полезно проводить «полный» анализ структуры себестоимости.
Предположим, что ранее у вас никогда не было т.н. «встречного выпуска», вы о нем не думали и нечего в программе «для него» не настраивали. И вот выясняется, что в текущем месяце (по причине применения, например, аналогов номенклатуры) у вас фактически возникла такая производственная цепочка:
И получается, что «материал 1» входит в состав «полуфабриката 2», а «полуфабрикат 2» входит в состав «материала 1» («материал 1» выпускается из «полуфабриката 2»).
Таким образом, возникает ситуация «зацикливания».
И если вы не используете РАУЗ, то вам обязательно придется решать проблему "зацикливания затрат".
Возможно, вам придется настраивать регистр «Встречный выпуск», а возможно вы решите "уходить от зацикливания", оформляя отдельные выпуски по другой номенклатуре или спецификации.
И даже если вы используете РАУЗ (а в этом случае настраивать регистр "встречный выпуск" не требуется; УПП без него "умеет" расcчитывать затраты встречного выпуска), то увидеть, что у вас есть "зацикливание" будет полезно. Вы сможете, в случае необходимости, "разорвать кольцо" и тогда себестоимости будет рассчитана иначе.
Итого получается, что если бы у нас была возможность «анализировать полную структуру себестоимости», то мы бы смогли явным образом «уловить» эту проблему и понять как ее лучше «разрешить».
Однако, как ранее уже было сказано: в типовой УПП нет возможности увидеть «полную структуру» себестоимости.
Подготовка к Закрытию месяца и непосредственно Расчету себестоимости — самый трудный процесс, методических материалов по которому до сих пор недостаточно. Помнить обо всех тонкостях трудно, особенно когда закрытие периода производится не каждый месяц, а раз в квартал.
Что полезно помнить при закрытии месяца с методом распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов на 20 счет в фактическую стоимость продукции.
Если вы используете РАУЗ, а не партионный учет. Если зарплату основных рабочих начисляете не сдельно, но хотите, чтобы она адекватно распределялась по выпущенной продукции. Если решили 25 и 26 счета распределять пропорционально плановой себестоимости выпущенной продукции по номенклатурным группам. Если понимаете, что такое номенклатурная группа и заполнили справочник так, что номенклатурная группа — конкретный продукт, выпускаемый фирмой. То проверяйте следующее:
-
В учетной политике убирайте метод распределения общехозяйственных затрат по методу директ-костинг.
Следует понимать, какие затраты и на какие счета должны попадать. На 20.01.1 счет должны попадать непосредственные производственные затраты: материалы и комплектующие, из которых делается продукция, зарплата основных рабочих (слесарь, монтажник и т. д.), затраты на стороннюю доработку и внешние производственные услуги (покраска, резка, гравировка и т. д.). Допускается командировочные и сверхнормативные суточные так же списывать на 20 счет, если вы можете отнести их на конкретную номенклатурную группу и подразделение. Все затраты должны попадать только на те подразделения, что будут что-либо выпускать (это подразделения с признаком «Основное производство» или «Вспомогательное производство». Никаких планово диспетчерских отделов и бухгалтерий тут не должно быть, это все прочие). Иначе незавершенка там повиснет навсегда.
На 25.01 счет должны попадать прямые общепроизводственные затраты и только на те подразделения, по которым есть или будет выпуск (Основные и Вспомогательные). Только тогда эти затраты перенесутся на 20 счет на конкретные выпуски или попадут в незавершенку при закрытии месяца. Это может быть амортизация станков, списание инструмента (паяльники монтажникам, напильники слесарям, резцы токарям), списание спецодежды рабочих или смазочных материалов, ремонты оборудования, зарплата мастеров закрепленных за конкретными производственными подразделениями и т. д. Все эти траты перенесутся на 20 счет по подразделениям как есть. Разве что по выпущенным номенклатурным группам размажутся в зависимости от метода распределения расходов, выбранном в настройке закрытия месяца.
На 25.03 счет должны попадать косвенные общепроизводственные затраты, которые будут пропорционально распределены по всем подразделениям, ном. группам, выпускам. Тут должны собираться затраты по прочим подразделениям. Амортизация производственных зданий, амортизация компьютеров производственных служб, зарплата управляющего производственного персонала, ремонт лифтов и т.д.
На 26.01 и 26.03 счета затраты должны приходить аналогично счетам 25. То есть все, что на 26.01 — то скидываем на производственные подразделения. Например, вывоз стружки механического производства, вода и электричество для литейного цеха. Такие затраты должны относиться на 20 счет в конкретные подразделения и уже там размазываться только по номенклатурным группам. А на 26.03 скидываем все общехозяйственные затраты, которые будем размазывать по всей выпущенной продукции и по всем подразделениям. Амортизация гаража, склада и прочих зданий, амортизация компьютеров плановых и экономических служб, вода, свет, интернет, ремонт лифтов, вывоз мусора и т. д.
Если накладные расходы начисляются методически неверно, можно переносить их вручную при помощи документа «Корректировка прочих затрат».
- Настройте справочник подразделений. Не должно быть Подразделений организаций не принадлежащих ни к одному подразделению. Равно как и к нескольким сразу. Если у вас одна фирма, то справочники должны быть настроены один к одному. Если несколько то понимайте это так: подразделения — это то что вы понимаете под подразделением для всей организации. Например, в одной вашей фирме есть Подразделение организации «Гараж №1» и «Гараж №2», а в другой вашей фирме есть Подразделение организации «Транспортный цех». Док вот все привыкли считать, что все это «Транспортная служба». Вот такое подразделение и заводите и указывайте, что в его состав входят оба гаража и транспортный цех.
- Оформите выпуски продукции документами «Отчет производства за смену». В документе указывается какая продукция выпускается на склад, из каких материалов она состоит. Там же можно указать и прочие затраты. Материалы эти, как и прочие затраты, на момент выпуска должны числиться в подразделении. Списать материалы в подразделение можно «Требованием-накладной». используйте отчет «Ведомость по учету затрат» чтобы отслеживать отрицательные остатки в подразделении и контролировать незавершенку по материалам:
- Все документы выпуска должны быть проведены по налоговому учету, даже если он не предусмотрен (например, в случаях изготовления продукции из давальческого сырья).
- У всей выпущенной номенклатуры должны быть забиты плановые цены. Те, что имеют признак «Плановая» в типе цен. Причем дата установки плановых цен должна быть не позже начала закрываемого квартала. Если Выпуск был 1 марта, а цена установлена от 2 марта, то ничего не выйдет. Цены устанавливаются документов «Установка цен номенклатуры» и хранятся в регистре сведений «Цены номенклатуры».
- Чтобы видеть план/факт и вообще анализировать себестоимость, следует вести учет по заказам на производство. Иначе это будет просто котел затрат по номенклатурным группам.
- Во всех поступлениях услуг проставить номенклатурные группы, статью затрат, подразделение получатель затрат. Если это производственные затрат, например, сторонняя доработка, то следует помнить, что затраты должны попасть в то подразделение, по которому будут оформляться выпуски, иначе эти затраты никогда не уйдут с 20 счета.
- Проверьте, что во всех производственных документах (поступления услуг, требования, отчеты производства) проставлены подразделения, принадлежащие организации и имеющие признак «Основное производство» или «Вспомогательное производство». И это должны быть подразделения, по которым и оформляется выпуск продукции.
- Убедитесь, что затраты от сторонней доработки попали в те подразделения, в которых оформлены выпуски данной продукции. Иначе эти затраты так и останутся висеть на 20 счете и никуда не спишутся. Опять же обратимся к отчету «Универсальный отчето (по документам, справочникам, регистрам)». Выберем документ и табличную часть, в настройках зададим группировки строк: сперва "Подразделение организации", затем "Ссылка". В отборах установим ограничение по дате, организации и статье затрат. Так же, чтобы отсеять документы, у которых табличная часть "Услуги" пустая, можно установить отбор «Номер строки» не равен нулю, что будет означать, что в табличной части должна быть хотя бы одна строка.
- Надо, чтобы не было затрат без привязки к подразделениям (такое бывает из-за авансовых отчетов, где не заполнили нужный реквизит).
- Если в настройке закрытия месяца в таблице распределения затрат хоть в одной строке указана номенклатурная группа, или есть способы распределения, которые считаются простыми (у такого способа имеется реквизит ИспользоватьПростоеРаспределение), или используются способы распределения статей затрат с ТипБазыРаспределения = Табличный или СКД, то регистр сведений Способы распределения Статей затрат заполнять бесполезно, программа в него даже и не глянет. Иначе говоря, если вы делаете распределение затрат пропорционально плановой себестоимости продукции, то регистр сведений программа смотреть не станет.
Используйте «Ведомость по учету МПЗ» и «Ведомость по учету затрат», чтобы отследить и устранить отрицательные остатки на складах и в производстве. Для этого в открывшихся формах отчетов снимите все отборы и поставьте отбор: Реквизит — «Количество конечный остаток», Вид сравнения: — «Меньше», Значение — «0». Увидите, какими документами были зарегистрированы отрицательные остатки. 
Чтобы проверить, везде ли заполнены нужны реквизиты и корректно ли они заполнены, можно воспользоваться «Универсальным отчетом (по документам, справочникам, регистрам)». Открываем этот отчет, выбираем объект анализа «Документ», указываем тип документа и табличную часть, по которой будем вести проверку. Например, нам необходимо отследить, в каких документах не были указаны номенклатурные группы. Воспользуемся следующей настройкой. В группировках строк выведем ссылку на документ, а в отборах зададим ограничение по дате, организации и пустой номенклатурной группе:
Во всех реализациях проставить номенклатурные группы, соответствующие продукции предприятия. 
В требованиях и выпусках проставить номенклатурные группы. 
Если вы отражаете производственную деятельность «Отчетами производства за смену» («Требованиями-накладными» списываете материалы в производство со складов, а потом в «Отчетах производства за смену» указываете, из каких материалов сделали продукцию), то в настройке закрытия месяца в таблице распределения затрат для статьи затрат «Материалы и полуфабрикаты» укажите метод «Не распределять». Иначе у вас в конце каждого месяца не будет оставаться незавершенки по материалам. Все что вы в течение месяца спсиываете в производство, даже если продукцию еще не успели выпустить, размажется по той продукции, которую все-таки выпустить успели. 
После каждого расчета себестоимости необходимо перепровести документы следующего закрываемого периода. Иначе те финансовые корректировки и появившиеся цены и проводки, которые сделал расчет себестоимости, так и не поучаствуют в последующих документах. Таким образом, если вы закрываете квартал, то сперва сделайте расчет себестоимости за январь. Затем проведите документы февраля и сделайте расчет себестоимости за февраль. И т.д. 