Современные системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота — возможность снизить материальные и временные издержки, а также оптимизировать рабочую деятельность.

Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов.

При выборе компании для внедрения системы электронного документооборота стоит обратить внимание на организации, оказывающие полный комплекс услуг — разработку, установку, поддержку системы.

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На «этажах» иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате — резко снижается эффективность управления, уходят клиенты. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота (СЭД), о которых мы поговорим ниже.

Системы электронного документооборота и эффективность бизнес-процессов

Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

  • сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
  • создание единой информационной базы компании;
  • снижение риска утери документа;
  • структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
  • повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
  • контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя;
  • повышение эффективности работы компании.

СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников.

Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу.

Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Компанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии [2] . При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе. Потенциальные выгоды следующие:

  1. Снижение материальных затрат:
    • небольшое предприятие — на 5%;
    • крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.
    • Такая разница обусловлена тем, что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.

    • Экономия на базовых процессах — исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений:
      • небольшая компания — от 8 до 15%;
      • крупное предприятие — до 50%.
      • Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект.

      • Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, — поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д. — от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным.
      • Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%.

      По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет [3] .

      На практике установка систем электронного документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и ROI. В качестве примера можно привести два кейса.

      Клиент — собственник крупнейшей российской компании-производителя металлочерепицы и профнастила, имеющей 76 подразделений в разных городах России. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота. В итоге все бизнес-процессы компании стали контролируемыми, сотрудники освободились от рутинных процессов документооборота, что повысило производительность их труда, на 30% сократилась нагрузка на секретариат и кадровый отдел, скорость документооборота увеличилась на 60%. Рост продаж компании составил 10 %, дополнительная прибыль — 100 млн рублей,ROI — 1566 %.

      Установка СЭД в сети гипермаркетов товаров для дома и дачи. Проблема заключалась в том, что вся переписка компании по обсуждению и согласованию договоров велась по электронной почте, что нередко приводило к потере писем (например, из-за банальной фильтрации в спам) и срыву сроков. В результате внедрения СЭД сроки согласования договоров сократились на 30%, своевременность проведения переговоров с поставщиками повысилась на 35%, а результативность подписания коммерческих условий возросла на 30%. Ежедневно в СЭД компании создается около 50 документов, а в обработке находится одновременно 700. Создана единая информационная база, благодаря чему полностью исключены случаи утери первичных документов. В системе работают 900 пользователей, ежедневно инициируется более 40 заявок от подразделений торговой сети и 1800 находятся в стадии активной обработки. Выручка компании выросла на 250 млн рублей, дополнительная прибыль составила 42,5 млн рублей,ROI проекта внедрения — 254%.

      Виды систем электронного документооборота

      Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:

      1. Системы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:
        • упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
        • оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
        • наладить работу с обращениями клиентов;
        • организовать внутренний электронный архив документов.
        • По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.

        • Электронные архивы. Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.
        • Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.
        • ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.
        Читайте также:  Ipad air не активируется

        Популярные в России программы документооборота

        Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства. Зарубежное делопроизводство, наоборот, является горизонтальным, характеризуется большей степенью децентрализации прав и ответственности. В иностранном ПО нередко отсутствуют функции управления документами, являющиеся неотъемлемой частью российского делопроизводства: контроль исполнения, система регистрации, подготовка отчетов.

        По данным сайта TAdviser, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях [7] . Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом:

        Directum

        Представляет собой ЕСМ-систему с возможностями управления документооборотом, бизнес-процессами и web-контентом. Система включает в себя функции ввода и преобразования документов, управления совместной работой, долговременного хранения документов и обеспечения их целостности, доставки информации. Базовый функционал предоставляется через web-сервер, для среднего бизнеса с подключением от 50 до 200 пользователей разработано облачное решение. Заказчик может самостоятельно определить состав системы. Внедрять и развивать СЭД можно с помощью компании-разработчика или силами собственных IT-специалистов. Интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются под конкретные требования.

        Стоимость внедрения зависит от вида лицензии, например, базовая серверная лицензия в варианте Enterprise — 33 900 рублей, базовая клиентская лицензия — 13 400 рублей, в варианте Standard (до 100 пользовательских лицензий) — 19 300 рублей, базовая клиентская лицензия — 7800 рублей [8] .

        Эта система имеет расширенную линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с «1С». Документы в СЭД могут иметь неограниченное количество версий файла, но только один из них является актуальным. На карточку документа собирается вся история его изменений. Также есть возможность просмотра отчета по общей ситуации документооборота компании, создания шаблона документа.

        ELMA имеет широкие возможности настройки и донастройки, можно формировать систему документооборота в соответствии с запросами конкретной компании. Интерфейс представляет собой вид стандартного хранилища файлов, ввод и регистрация документа понятны и просты и состоят из нескольких последовательных шагов.

        Стоимость внедрения СЭД зависит от выбора пакета. Пакет ELMA Standard — 45 000 рублей плюс покупка пользовательских лицензий 7200 рублей за одно рабочее место. Пакет ELMA Express — 120 000 рублей (в стоимость входит 20 пользовательских лицензий) [9] .

        СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы. В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант.

        Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений.

        «ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро и легко установлена как собственными силами компании, так и с помощью специалистов разработчика. Интерфейс программы достаточно прост, в нем содержится максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователя.

        Цена СЭД «ДЕЛО» зависит от количества рабочих мест. Стоимость одной лицензии при автоматизации 1–5 рабочих мест для СУБД Oracle составит 13 400 рублей, для СУБД Microsoft SQL Server — 9500 рублей [10] .

        DocsVision

        Представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнес-процессами и документами. В него входит предметно-ориентированная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиск и анализ информации, информационную безопасность. В структуру системы входят блоки:

        • электронный архив;
        • делопроизводство;
        • договорная работа;
        • оперативное управление;
        • специализированные решения.

        Цена серверной лицензии в редакции «Малый бизнес» — 5000 рублей, в стандартной редакции — 20 000 рублей, за каждую клиентскую лицензию придется заплатить еще от 2000 рублей [11] .

        «Первая Форма»

        Система, разработанная специалистами компании КСК групп, на практике сталкивающимися с необходимостью комплексной автоматизации делопроизводства на предприятиях. Функционал системы включает автоматизацию бизнес-процессов, постановку задач и контроль их исполнения, проектное управление, поддержку электронного документооборота. «Первая Форма» легко интегрируется с внешними программными продуктами, такими как «1С», Navision и другими, при помощи API.

        Среди преимуществ системы можно отметить:

        • быстроту внедрения — срок развертывания может составлять от 1 недели;
        • настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;
        • удобство интерфейса — при необходимости специалисты КСК групп проведут обучающий семинар по использованию системы;
        • экономичность — стоимость «Первой Формы» является прозрачной, и в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат;
        • мобильность — работа в «Первой Форме» ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать с системой из любой точки. Кроме того, «Первая Форма» имеет одно из лучших в своем классе мобильных приложений для устройств на платформах iOS и Android.

        Стоимость одной клиентской лицензии «Первой Формы» составляет 10 000 рублей, при приобретении больших пакетов предусмотрены скидки [12] . Серверная лицензия не требуется.

        Хотя «Первая Форма» пока не столь известна, как ее конкуренты, с ее помощью проведена успешная автоматизация бизнес-процессов уже в нескольких сотнях компаний из реального сектора экономики.

        Чтобы предварительно оценить, нужна ли компании СЭД, топ-менеджменту рекомендуется ответить на несколько вопросов:

        • Есть ли возможность оперативно найти нужный документ, например, разговаривая по телефону с важным партнером?
        • Всегда ли есть ли точная информация о том, какие из важных поручений на текущий момент выполнены, а какие нет?
        • Способствует ли существующая на данный момент скорость согласования документов созданию положительного имиджа компании?
        • Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

        Если на два или более вопросов получен отрицательный ответ, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД или ЕСМ-системы.

        Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

        Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

        Читайте также:  Материнская плата msi g41m p26 характеристики

        В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

        По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
        Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

        Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

        Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

        Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

        О разработчиках СЭД

        Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

        Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

        Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

        По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
        Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

        В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

        Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

        В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

        Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

        Стандарты в области СЭД

        Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

        • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
        • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
        • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
        • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
        • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

        При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

        Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

        Читайте также:  Doss bluetooth колонка soundbox xl

        Технические возможности современных систем электронного документооборота

        В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

        Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

        • регистрация и ввод документов;
        • работа с документами;
        • управление потоками работ (Workflow) и контроль;
        • поиск и анализ информации;
        • информационная безопасность;
        • поддержка бумажного документооборота;
        • стандартные средства настройки.

        В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

        В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

        Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

        При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

        • «+» — возможность реализована;
        • «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
        • «−» — возможность не реализована.

        Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

        Таблица 2. Регистрация и ввод документов

        Таблица 3. Работа с документами

        Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

        Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД).

        СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.

        На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.

        1. Система электронного документооборота «Диалог». Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
        2. Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0. Разработчик: «КРОК Регион».
        3. Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
        4. Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
        5. СЭД «Синкопа-документ». Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
        6. Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
        7. Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum.
        8. Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
        9. «Ред Платформа Документооборота». Разработчик: компания «Ред Софт».
        10. Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ»
        11. Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот». Разработчик: компания «Бриз Плюс».
        12. Система «Комита Курьер JE». Разработчик: акционерное общество «Комита».
        13. Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
        14. СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
        15. Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП. Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
        16. Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД». Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
        17. Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
        18. Информационная система EtaxReport. Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
        19. СЭД «Аврора:Документооборот». Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
        20. Система электронного документооборота Comsoft Docs. Разработчик: АО «Комсофт».
        21. СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
        22. Система «Экспресс Документ». Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
        23. Программный комплекс «Кодекс: Документооборот». Разработчик: консорциум «Кодекс».
        24. Автоматизированная система «Госэкспертиза». Разработчик: ООО «Экомаш инфо».
        25. Система защищённого электронного документооборота «Стэк-Траст». Разработчик: группа компаний «Стэк».
        26. СЭД OPTIMA-WorkFlow. Разработчик: группа компаний Optima.
        27. СЭД LanDocs. Разработчик: группа компаний «Ланит».
        28. Программный комплекс «Документооборот». Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
        29. Решение СЭДО. Разработчик: ООО «АйДи — Технологии управления».
        30. Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса «Практика». Разработчик: компания «Системы документооборота».
        31. СЭД DoXLogic. Разработчик: компания «БФТ».
        32. Система «Альфа Док». Разработчик: «Альфа Док».
        33. Система «Экстерн». Разработчик: «СКБ Контур».
        34. Защищённая система электронного документооборота «ИВК Бюрократъ». Разработчик: АО «Информационная внедренческая компания» (ИВК).
        35. Система оперативного управления компанией «Мотив». Разработчик: Motiware.
        36. Программный комплекс «Этлас». Разработчик: компания «Этлас-Софт».
        37. Система электронного документооборота «Дело». Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
        38. Платформа «СБИС». Разработчик: компания «Тензор».
        39. Программный комплекс «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Разработчик: фирма «1С».
        40. Платформа «1С:Документооборот 8». Разработчик: фирма «1С».
        41. СЭД «КСК.Документооборот». Разработчик: «КСК Технологии»
        42. Платформа Naumen DMS. Разработчик: компания Naumen.
        43. Система Docsvision. Разработчик: ООО «ДоксВижн».
        44. СЭД «Е1 Евфрат». Разработчик: Cognitive Technologies.
        45. Система Docs on bpm’online (построена на базе платформы бизнес-приложений bpm’online от компании «Террасофт»). Разработчик: компания «Программные технологии».
        46. СЭД CompanyMedia. Разработчик: компания «ИнтерТраст».
        47. Система электронного документооборота Tessa. Разработчик: компания «Синтеллект».
        48. Система электронного документооборота Documino. Разработчик: компания «АйДи — технологии управления».
        49. СЭД «Тезис». Разработчик: ООО «Хоулмонт»
        50. СЭД «Эскадо». Разработчик: компания «Интерпроком».

        Добавить комментарий

        Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *